Reglement

Artikel 1

• In dit reglement wordt de werkwijze van de wijkraad Zuiderhout & Vredenhof nader omschreven.
• Het reglement moet worden goedgekeurd door burgemeester en wethouders van Haarlem en wordt van kracht zodra de goedkeuring is verkregen.
• De wijkraad maakt het reglement binnen een maand na verkregen goedkeuring bekend aan de bewoners.

Artikel 2

Voor zover hierna niet anders is bepaald, is op deze wijkraad de verordening op de wijkraden van de gemeente Haarlem van toepassing.

Begrippen

Artikel 3

In dit reglement wordt verstaan onder:

• De wijk: het door burgemeester en wethouders van Haarlem als zodanig aangewezen gedeelte van de gemeente, dat begrensd wordt door het Zuider Buiten Spaarne, Crayenestervaart, Zuiderhoutlaan, Fonteinlaan, Hertenkampweg, Kleine Houtweg, Oosterhoutlaan. De grens loopt steeds door het midden van het water of de weg met uitzondering van de Oosterhoutlaan en de Zuiderhoutlaan. Het bejaardenhuis St. Jacob in den Hout behoort ook tot de wijk
• Inwoners: zij die blijkens de gegevens van het bevolkingsregister van de gemeente Haarlem binnen de wijkgrenzen van de gemeente Haarlem woonachtig zijn
• Wijkraad: de wijkraad Zuiderhout & Vredenhof, zijnde een organisatie van inwoners die tot doel heeft de inwoners meer invloed te geven op overheidsmaatregelen met betrekking tot de wijk.
• Bestuur: het dagelijks bestuur van de wijkraad.
• Meningspeiling: een onderzoek door of namens de wijkraad naar het percentage inwoners dat instemt met de werkwijze en de activiteiten van de wijkraad.
• Werkwijze: de manier waarop de wijkraad het onder c. vermelde doel nastreeft en hierbij de inwoners betrekt.
• Wijkadvies: mededeling van of via de wijkraad aan het gemeentebestuur over wensen en opvattingen van inwoners over aangelegenheden die van belang zijn voor de wijk of een gedeelte daarvan.

Taken

Artikel 4

De wijkraad heeft bij nastreving van zijn in artikel 3c aangegeven doel en binnen de daaruit voortvloeiende beperkingen tenminste de volgende taken:

• Aandacht van inwoners en gemeentebestuur vestigen op onderwerpen die van belang zijn voor de wijk of voor een deel daarvan.
• Informatie over deze onderwerpen verzamelen, bespreken en verspreiden.
• Bevorderen dat inwoners deelnemen aan het overleg rond onderwerpen die voor hen van belang zijn.
• Waar nodig coördineren van het overleg tussen inwoners en andere belanghebbenden.
• Inwoners helpen bij het bepleiten van hun wensen bij het gemeentebestuur.
• Wensen en opvattingen van inwoners doorgeven aan het gemeentebestuur.

Samenstelling

Artikel 5

• Het aantal leden van de wijkraad bedraagt niet minder dan vijf.
• Tenminste vier vijfde van de leden van de wijkraad moeten inwoners zijn van de wijk.
• Eenzelfde persoon mag niet gelijktijdig lid zijn van méér dan één wijkraad.

 Artikel 6

Met inachtneming van art. 5 staat het wijkraadlidmaatschap open voor een ieder die voldoet aan de navolgende voorwaarden:

• Zich schriftelijk bereid verklaart de verplichtingen en verantwoordelijkheden te aanvaarden die voortvloeien uit dit reglement.
• Door de inwoners op een jaarvergadering als bedoeld in art. 10 als wijkraad lid wordt aanvaard.

Invloed van de inwoners

Artikel 7

De wijkraad betrekt de inwoners bij zijn werkzaamheden. Aan de bijeenkomsten en de andere activiteiten van de wijkraad kunnen alle inwoners deelnemen.

Artikel 8

De leden van de wijkraad zijn verantwoording schuldig aan de inwoners. De wijkraad vraagt periodiek hun oordeel over de werkwijze en de activiteiten van de wijkraad.

Artikel 9

De wijkraad houdt de inwoners op de hoogte van zijn werkzaamheden.

• Datum en agenda van wijkraadvergaderingen worden minstens een week vooraf bekend gemaakt aan de inwoners.
• Tenminste vier maal per jaar informeert de wijkraad de inwoners via een huis aan huis verspreid bulletin over de vergaderingen en de andere activiteiten van de wijkraad.

Meningspeilingen

Artikel 10

Jaarlijks belegt de wijkraad in de maand februari een openbare jaarvergadering.

De wijkraad doet daar aan de inwoners verslag van zijn activiteiten en van het financieel beheer. Daarna bespreekt de wijkraad met de inwoners werkwijze, activiteiten, begroting en samenstelling van de wijkraad in het komende jaar. Over werkwijze, activiteiten en begroting houdt de wijkraad een meningspeiling onder de aanwezige bewoners (art. 10 c) en over de samenstelling van de wijkraad in het komende jaar (art. 10 d) wordt een (schriftelijke) stemming onder de aanwezige bewoners gehouden.

• Nieuwe kandidaten voor het wijkraadlidmaatschap kunnen (met inachtneming van art. 5 en 6a) tot de aanvang van de jaarvergadering worden aangemeld bij de voorzitter.
• De jaarvergadering wordt minstens 3 weken vooraf bekend gemaakt via een bulletin als bedoeld in art. 9, met verwijzing naar art. 10a.
• Tenminste tachtig procent van de aanwezige inwoners moet blijkens het resultaat van de meningspeiling instemmen met werkwijze en activiteiten van de wijkraad. Over de samenstelling van de wijkraad stemmen de aanwezige bewoners schriftelijk.
• Wijkraadsleden worden gekozen bij gewone meerderheid van stemmen.
• Het verslag van de jaarvergadering en het resultaat van de meningspeiling en de stemming maakt de wijkraad binnen een maand bekend via een bulletin als bedoeld in art. 9 met afschrift aan burgemeester en wethouders.

Artikel 11

Tenminste eens in de vier jaar houdt de wijkraad een schriftelijk meningspeiling onder de inwoners van achttien jaar en ouder.

• Alle inwoners van achttien jaar en ouder kunnen aan deze meningspeiling deelnemen en worden daartoe nadrukkelijk door de wijkraad uitgenodigd.
• Tenminste tien procent van de inwoners van achttien jaar en ouder moeten blijkens het resultaat van deze schriftelijke meningspeiling de wijkraad steunen.
• Het percentage inwoners dat zich bij deze meningspeiling schriftelijk tegen de wijkraad verklaart, mag niet groter zijn dan één procent van het kwadraat van het percentage inwoners dat de wijkraad wel blijkt te steunen.
• Dus als vóór stemt: 10 procent, 20 procent, 30 procent, 40 procent, 50 procent, 60 procent, 70 procent, 80 procent of 90 procent,
• dan maximaal tegen: 1 procent, 4 procent, 9 procent, 16 procent, 25 procent, 36 procent, 30 procent, 20 procent of 10 procent.

Artikel 12

De wijkraad zorgt dat de manier waarop de in art. 10 en 11 bedoelde meningspeilingen worden gehouden evenals het resultaat van zo’n meningspeiling door de inwoners en door burgemeester en wethouders kan worden gecontroleerd. In verband daarmee ziet de wijkraad erop toe dat:

• Tijdig aan de inwoners wordt bekend gemaakt wanneer de meningspeiling zal plaatsvinden.
• De meningspeiling geschiedt op een wijze die door burgemeester en wethouders is goedgekeurd en die vooraf aan de inwoners is bekendgemaakt.
• Burgemeester en wethouders, alsmede belangstellende inwoners, kunnen toezien op een correct verloop van de meningspeiling.

Wijkadviezen

Artikel 13

• De wijkraad is bevoegd het gemeentebestuur gevraagd en ongevraagd wijkadviezen uit te brengen.
• De wijkraad treedt bij het opstellen van een wijkadvies in overleg met de inwoners die bij dat wijkadvies rechtstreeks belang hebben en houdt rekening met hun opvattingen en wensen.
• Waar nodig stimuleert de wijkraad inwoners tot een eigen inbreng via gerichte informatie, speciale bijeenkomsten, enquêtes, werkgroepen of andere passende middelen.
• De wijkraad geeft in elk wijkadvies beknopt aan op welke wijze dat advies tot stand is gekomen, wie daarbij betrokken zijn geweest en welke groeperingen het advies ondersteunen.
• De wijkraad geeft eventuele minderheidstandpunten in elk wijkadvies onverkort weer.

Vergaderingen van de wijkraad

Artikel 14

• De wijkraad vergadert tenminste zes keer per jaar.
• De wijkraad komt bovendien binnen drie weken bijeen nadat drie wijkraadleden of minstens vijftien inwoners daarom schriftelijk hebben gevraagd.
• Wijkraadvergaderingen zijn als regel openbaar, maar incidenteel kan de wijkraad anders beslissen, met opgave van redenen.
• Op openbare wijkraadvergaderingen hebben alle aanwezigen spreekrecht, voor zover dat een ordelijk verloop niet belemmert.

Artikel 15

• Besluitvorming is slechts mogelijk indien meer dan de helft van de zittende wijkraadsleden ter vergadering aanwezig is.
• Besluiten worden genomen door de aanwezige wijkraadsleden bij meerderheid van stemmen; blanco stemmen tellen niet mee.
• Besluiten kunnen alleen worden genomen over vooraf geagendeerde onderwerpen.
• Staken de stemmen, dan vindt herstemming plaats. Staken de stemmen opnieuw, dan is het voorstel verworpen.
• Over personen wordt schriftelijk gestemd, over zaken mondeling.

Werkgroepen

Artikel 16

• De wijkraad kan ter voorbereiding of uitvoering van deeltaken werkgroepen instellen.
• In elke werkgroep neemt tenminste een wijkraadslid zitting.
• De wijkraad geeft werkgroepen aanwijzingen aangaande hun contacten met inwoners.
• Per kwartaal brengt elke werkgroep minstens eenmaal verslag uit aan de wijkraad.

Projectgroep

Artikel 17

• De wijkraad wijst drie inwoners aan als wijkvertegenwoordigers in de gemeentelijke projectgroep die de verbetering van de wijk voorbereidt en begeleidt.
• De wijkraad bespreekt tenminste tweemaal per kwartaal op een openbare vergadering met de wijkvertegenwoordigers de voortgang in de projectgroep en de inbreng van de wijkvertegenwoordigers.
• De wijkraad ziet erop toe dat de inwoners op de hoogte blijven van de werkzaamheden in de projectgroep en dat rechtstreeks betrokkenen door de projectgroep op behoorlijke wijze worden geraadpleegd. Waar nodig geeft de wijkraad hierbij nadere instructies aan de wijkvertegenwoordigers.

Redactiegroep

Artikel 18

• De wijkraad wijst een redactiegroep aan voor het redigeren, vermenigvuldigen en verspreiden van het in artikel 9 bedoelde bulletin.
• In de redactiegroep neemt tenminste een wijkraadslid zitting.
• De wijkraad ziet erop toe dat in het bulletin voldoende aandacht wordt besteed aan vergaderingen en andere activiteiten van de wijkraad.
• Met inachtneming van artikel 18-b laat de wijkraad de redactiegroep verder geheel vrij in keuze van standpunten, stijl, inhoud en vormgeving.

Stichting Wijk Zuiderhout

Artikel 19

• De wijkraad roept een stichting “Wijk Zuiderhout-Vredenhof” in het leven.
• De wijkraad benoemt uit zijn midden het stichtingsbestuur.
• Jaarlijks ontvangt de wijkraad Zuiderhout & Vredenhof de balans en de staat van baten en lasten van de stichting.
• Doelstelling (Artikel 4 van de stichting statuten): Het behartigen van de belangen van de wijk Zuiderhout & Vredenhof en haar inwoners, een en ander in de ruimste zin des woords, waaronder begrepen het verrichten van alle soorten handelingen die het behoud van het eigen karakter van de wijk Zuiderhout & Vredenhof kunnen waarborgen en het voorkomen van handelingen die het karakter van de wijk Zuiderhout & Vredenhof kunnen aantasten, alsmede het samenwerken met andere organisaties met een soortgelijke of aanverwante doelstelling.

Dagelijks bestuur

Artikel 20

• De wijkraad kiest uit zijn midden een dagelijks bestuur dat bestaat uit een voorzitter, een secretaris en een penningmeester.
• Het dagelijks bestuur is steeds aan de wijkraad verantwoording schuldig en brengt op elke wijkraad vergadering verslag uit van de lopende zaken.
• De functies van secretaris en penningmeester mogen niet in één persoon zijn verenigd.
• De leden van het dagelijks bestuur worden gekozen voor de duur van een jaar; zij zijn herkiesbaar.

Artikel 21

De taken van het dagelijks bestuur worden door de wijkraad bepaald. Zij omvatten tenminste de volgende werkzaamheden:

• Het voorbereiden en leiden van wijkraadvergaderingen en de jaarvergaderingen.
• Het verzorgen van de verslaglegging en het uitvoeren van de besluiten van de wijkraadvergaderingen en de jaarvergadering.
• Het beheren van de wijkraadgelden, op zodanige wijze dat de uitgaven in overeen­stemming blijven met de door de wijkraad goedgekeurde begroting.
• Het voorbereiden van de wijkraadbegroting voor het komende jaar.
• Het namens de wijkraad onderhouden van contacten en voeren van correspondentie.
• Het administreren van inkomende en uitgaande stukken.

Artikel 22

Stukken die namens de wijkraad uitgaan worden ondertekend of mede ondertekend door de secretaris. Financiële stukken worden bovendien ondertekend door de penningmeester.

Financieel beheer

Artikel 23

• De wijkraad als geheel is verantwoordelijk voor het financieel beleid en legt daarover verantwoording af op de jaarvergadering èn aan burgemeester en wethouders.
• De financiën worden beheerd door de penningmeester die daarvan minstens eens per kwartaal rekening en verantwoording aflegt aan de wijkraad.
• Controle over het financieel beheer vindt plaats door een kascommissie die bestaat uit twee personen die geen lid zijn van de wijkraad.

Artikel 24

1. De penningmeester is persoonlijk verantwoordelijk voor het onder zijn beheer gestelde geld en geldswaardig papier.
2. a. De penningmeester voert een zodanige administratie dat daaruit op eenvoudige wijze de stand van de gedane ontvangsten en uitgaven op diverse begrotingsposten blijkt.
   b. Uitgaven en inkomsten dienen voor de werkelijke bedragen in de boekhouding te worden opgenomen. Uitgaven en inkomsten mogen niet met elkaar worden verrekend zonder dat zulks blijkt uit de boekhouding.
   c. Ontvangen giften dienen bij besluit van de wijkraad te worden aanvaard, waarvan uit de notulen moet blijken.
3. a. De penningmeester is gemachtigd tot het doen van betalingen ten behoeve van de wijkraad, voorzover deze vallen binnen de begroting die door de wijkraad is goedgekeurd.
   b. Om te beschikken over het tegoed op de bank- of girorekening van de wijkraad moet naast de penningmeester de voorzitter of secretaris mede-ondertekenen. Er zijn dus steeds twee handtekeningen vereist op de opdrachten tot overschrijving of uitbetaling.
   c. De penningmeester houdt de geldmiddelen van de wijkraad gescheiden van zijn privé-­middelen.

Artikel 25

De vaststelling van de rekening en verantwoording door de wijkraad en de goedkeuring daarvan door burgemeester en wethouders strekt tot décharge van de penningmeester, behoudens later gebleken onregelmatigheden.

Kascommissie

Artikel 26

1. Ieder jaar wijst de wijkraad op de jaarvergadering een kascommissie aan, met inachtneming van artikel 23-c.
2. a. De kascommissie neemt tenminste tweemaal per jaar de kas op bij de penningmeester, met inbegrip van de girale gelden.
   b. Bij de kasopneming wordt ook de administratie van de penningmeester gecontroleerd.
   c. De kascommissie ziet erop toe dat de inkomsten tijdig en volledig zijn verantwoord en dat de gedane uitgaven worden gedekt door betalingsbewijzen.
   d. De penningmeester moet controle door de kascommissie toestaan. Bovendien heeft de kascommissie het recht de notulen van de wijkraadvergaderingen te raadplegen inzake besluiten met financiële consequenties, zulks ter vergelijking met de gevoerde administratie. Dit geldt ook voor de ingekomen brieven en de afschriften van verzonden brieven.
3. Bij tussentijdse wisseling van het penningmeesterschap dient de overdracht van de administratie en de middelen van de wijkraad te geschieden onder toezicht van de kascommissie.
4. a. De kascommissie spreekt zich uit over het rechtmatig gebruik van de kasmiddelen en brengt daarvan ter afsluiting van het boekjaar verslag uit aan de wijkraad met afschrift aan burgemeester en wethouders van Haarlem.
   b. De wijkraad behandelt het verslag van de kascommissie in de eerstvolgende wijkraadvergadering.

Geschillen en klachten

Artikel 27

1. a. Klachten van inwoners over het functioneren van de wijkraad of van wijkraadleden worden in eerste instantie behandeld door de wijkraad zelf.
   b. De voorzitter is verplicht een schriftelijk ingediende klacht te agenderen voor de eerstvolgende wijkraadvergadering, indien deze klacht is ondertekend door tenminste twintig inwoners van achttien jaar en ouder.
   c. Komen inwoners en wijkraad niet tot overeenstemming, dan plaatst de wijkraad het geschil op de agenda van de eerstvolgende jaarvergadering, zodat het meeweegt bij de meningspeiling (zie art. 10)
2. Wordt geen bevredigende oplossing gevonden, dan kunnen zowel de wijkraad als de betrokken inwoners een bindende uitspraak vragen aan burgemeester en wethouders inzake het ontstane geschil.
3. Ontstaat een geschil tussen de wijkraad en burgemeester en wethouders dan kunnen zowel de wijkraad als burgemeester en wethouders dit geschil voorleggen aan de raadscommissie voor Algemene Zaken.

Einde van het lidmaatschap

Artikel 28

Als een wijkraadlid daar zelf om vraagt wordt zijn/haar lidmaatschap beëindigd zodra voldaan is aan alle lopende verplichtingen jegens de wijkraad.

Schorsing en ontslag

Artikel 29

1. Een wijkraadslid moet op de eerstvolgende wijkraadvergadering verschijnen als méér dan 3 wijkraadleden of 15 inwoners daar schriftelijk om vragen.
2. De wijkraad kan een wijkraadlid schorsen in de volgende gevallen:
   a. als het wijkraadslid langer dan zes maanden niet aantoonbaar actief is geweest voor de wijkraad, of
   b. als het wijkraadslid geen gevolg geeft aan artikel 28, of
   c. als het wijkraadslid handelt in strijd met dit reglement of de wet.
3. De wijkraad deelt een schorsingsbesluit schriftelijk aan betrokkene mee, vergezeld van een uitnodiging om zich op de eerstvolgende wijkraadvergadering tegen het schorsingsbesluit te verweren. De schorsing gaat pas in als de uitnodiging verzonden is. De betrokkene is verplicht alle onder zijn beheer zijnde stukken over te dragen aan de wijkraad.
4. a. Op de in lid 3 bedoelde wijkraadvergadering kan de wijkraad de schorsing opheffen, dan wel omzetten in ontslag als wijkraad lid.
   b. Een ontslagbesluit is pas mogelijk als de schorsing een maand van kracht is geweest. Bovendien moet voor een ontslagbesluit minstens vier vijfde van de wijkraadleden aanwezig zijn en minstens twee derde daarvan moet instemmen met het ontslagvoorstel.
   c. De wijkraad stelt de betrokkene schriftelijk in kennis van het ontslagbesluit. Daarna kan het ontslagen lid binnen dertig dagen in beroep gaan bij burgemeester en wethouders, die vervolgens een bindende uitspraak doen. In de ontslagbrief wijst de wijkraad op deze beroepsmogelijkheid.

Ontbinding en opheffing

Artikel 30

De wijkraad wordt ontbonden:

• als het aantal wijkraadsleden minder is dan vijf, of
• als op een jaarvergadering minder dan tachtig procent van de aanwezige inwoners de wijkraad blijkt te steunen, of
• als blijkens een schriftelijke meningspeiling minder dan tien procent van de inwoners van achttien jaar en ouder de wijkraad steunt, of
• als blijkens een schriftelijke meningspeiling méér dan het volgens artikel 11-c berekende percentage inwoners tegen de wijkraad is.

Artikel 31

• Als twee maanden na de ontbinding geen nieuwe wijkraad is gevormd, dan wordt de wijkraad geacht te zijn opgeheven.
• Alle gelden en bezittingen van de wijkraad vervallen na de opheffing aan de gemeente Haarlem
• De personen die ten tijde van de ontbinding deel uitmaken van de wijkraad blijven verantwoordelijk voor de zakelijke en financiële afwikkeling van de lopende verplichtingen van de wijkraad totdat burgemeester en wethouders van Haarlem zich daarmee akkoord verklaren.

Slotbepalingen

Artikel 32

• Voor het wijzigen van dit reglement is een besluit nodig van de voltallige wijkraad, waarbij tenminste driekwart van de leden vóór de wijziging stemt.
• Het gewijzigde reglement wordt pas van kracht na goedkeuring van burgemeester en wethouders.

Artikel 33

In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de voltallige wijkraad.